AÇIKGÖZ BİRADERLER MAKİNA TAMİR SAN.VE TİC.LTD.ŞTİ.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Hedef Kitle:Açıkgöz Biraderler Makina Tamir ve San.Tic.Ltd.Şti.tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler
Hazırlayan: Açıkgöz
Biraderler Makina Tamir ve San.Tic.Ltd.Şti Kişisel Verilerin Korunması Komitesi
Versiyon: 1.0
Onaylayan: Açıkgöz
Biraderler Makina Tamir ve San.Tic.Ltd.Şti tarafından onaylanmıştır.
AÇIKGÖZ
BİRADERLER MAKİNA TAMİR SAN.VE TİC.LTD.ŞTİ.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ
POLİTİKASI
Açıkgöz
Biraderler Makina Tamir ve San.Tic.Ltd.Şti bundan sonra (“«Şirket»”) olarak anılacaktır.Araç bakım onarım ve yedek
parça satışı konularında faaliyet
göstermekteyiz.
«Şirket» yürüttüğü
faaliyetlerde kişisel verilerin korunmasına önem vermekte ve iş ve işlemlerinde öncelikleri arasında kabul etmektedir. «Şirket» Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca
(“Kanun”) belirlenen kişisel veri işleme
usul ve esaslarının «Şirket» organizasyon
ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir. «Şirket» bu Politika prensipleri doğrultusunda, üst düzey sorumluluk
ve bilinciyle kişisel verileri işlemekte
ve korumakta, kişisel veri sahiplerini
bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.
Bu Politikanın amacı, Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile öngörülen usul
ve esasları, «Şirket» organizasyon ve süreçlerine uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde
uygulanmasını sağlamaktır. «Şirket» kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için bu Politika ile her türlü
idari ve teknik önlemleri almakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı
arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır.
Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine
uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim
mekanizmaları kurulmaktadır.
1.2. Kapsam
Politika, «Şirket» iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası
olmak kaydıyla otomatik
olmayan yollarla elde edilen
bütün kişisel verileri kapsamaktadır.
Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. Kişisel
veriler, 4734 Sayılı Kamu
İhale Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, 1774 Sayılı Kimlik Bildirme
Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 6331 Sayılı İş Salığı ve Güvenliği Kanunu, 5510
Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4447 Sayılı İşsizlik
Sigortası Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul
Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine
getirmek için getirmek için işlenmektedir.
Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu
hallerde yürürlükteki mevzuat
uygulanır. İlgili mevzuat tarafından öngörülen düzenlemeler,
Politika ile «Şirket» uygulamalarına dönüştürülmektedir.
1.4 . Tanımlar
Açık rıza |
Belirli bir konuya
ilişkin, bilgilendirilmeye
dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. |
Başvuru Formu |
Kişisel veri
sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri
Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak
hazırlanmış,
ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak
başvurulara ilişkin başvuru formu. |
İlgili kullanıcı |
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve
yedeklenmesinden sorumlu
olan kişi ya da birim
hariç olmak üzere
veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri
işleyen kişilerdir. |
İmha |
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim
hale getirilmesi. |
Kayıt ortamı |
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir
veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan
yollarla işlenen kişisel verilerin
bulunduğu her türlü ortam. |
Kişisel veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye
ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel verilerin
işlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya
da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan
yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi,
değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması,
elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının
engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kişisel verilerin anonim
hale getirilmesi |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi
hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle
getirilmesi. |
Kişisel veri sahibi |
Kişisel verileri «Şirket» tarafından veya adına işleme
sokulan gerçek kişi. |
Kişisel verilerin
silinmesi |
Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin
İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz
hale getirilmesi. |
Kişisel verilerin yok edilmesi |
Kişisel
verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
Kurul |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
Kurum |
Kişisel
Verileri Koruma Kurumu. |
Özel nitelikli kişisel veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi
inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf
ya da sendika üyeliği, sağlığı,
cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik
ve genetik verileri. |
Periyodik imha |
Kanun’da yer alan
kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan
kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen
ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok
etme veya anonim hale getirme
işlemi. |
Veri İşleyen |
Veri
sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek
ve tüzel kişi. |
Veri Kayıt Sistemi |
Kişisel
verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
Veri sahibi / İlgili kişi |
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
Veri sorumlusu |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen,
veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Temsilcisi |
Kanun
uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini
yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişidir. |
Yönetmelik |
28
Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi,
Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik |
2.1.
Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
«Şirket», kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını
veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. «Şirket», Kişisel
Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli kişisel
veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.
2.2.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Özel
nitelikte olan, kişilere ait ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve
kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği,
sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti, güvenlik tedbirleriyle
ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler özenle
uygulanmakta ve gerekli denetimler
yapılmaktadır.
2.3.
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi
«Şirket», kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası
ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere
gerekli eğitimleri verir.
Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, «Şirket» gerekli iş süreçlerini
oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan
destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu «Şirket» yönetimi
tarafından değerlendirilir. Yapılan bu
değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki
değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.1. Kişisel
Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi
Kişisel veriler
aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.
i.
Hukuka ve Dürüstlük
Kuralına Uygun İşleme
Kişisel veriler, iş süreçlerinin
gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.
ii.
Kişisel Verilerin
Güncel ve Doğru ve Olmasını
Sağlama
İşlenen kişisel veriler, güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta ve plan ve programlı çalışılmaktadır.
iii.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla
İşleme
Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir .
iv.
İşlendikleri
Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplamakta, belirlenen
amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.
v.
Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kişisel veriler,
ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel
verileri işleme amacı için
gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle,
ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veri, sahibinin
açık rıza vermesi
veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak
işlenir.
i.
Kişisel Veri
Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin
açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibinin
açık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesi alınarak gerçekleşir.
ii.
Kişisel Veri
Sahibinin Açık Rızasının Bulunmaması
Aşağıda
sıralanan şartlarından herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık
rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.
a.
Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi
Kanunlarda kişisel verilerin
işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler, veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.
b.
Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle, rızasını açıklayamayacak durumda
olan veya rızasına
geçerlilik tanınamayacak olan kişinin, kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için, kişisel verisinin
işlenmesi zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel
verileri işlenebilir.
c.
Sözleşmenin Kurulması
veya İfasıyla Doğrudan
İlgi Olması
Kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin
taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgiliyse veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
d.
Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi
«Şirket» hukuki yükümlülükleri yerine
getirirken, kişisel veri işleme zorunlu
olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
e.
Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel veriler, alenileştirme amacıyla sınırlı olarak, kişisel verileri işlenebilir.
f.
Bir Hakkın Tesisi veya Korunması
için Zorunlu Veri İşleme
Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin
kişisel verileri işlenebilir.
g. Meşru Menfaat için Zorunlu
Veri İşleme
Kişisel veri sahibinin
temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla,
«Şirket» meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda
veri sahibinin kişisel verileri
işlenebilir.
3.3. Özel
Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
«Şirket» özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politika’da belirlenen ilkelere uygun, Kurul’un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri
alarak,
aşağıdaki usul ve esaslarla işler:
i.
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel
veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması
durumunda veri sahibinin açık
rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen hallerde veri
sahibinin açık rızası alınır.
ii.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının
korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması
ve yönetimi amacıyla, veri
sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.
3.4. Kişisel
Veri Sahibinin Aydınlatılması
«Şirket», kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel
verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle
paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin
işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel verilerinin korunmasını, Politika’daki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer
politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı yürütülmektedir.
3.5. Kişisel
Verilerin Aktarılması
«Şirket», kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve
özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere)
hukuka uygun olarak aktarabilir. «Şirket» aktarma
işlemlerini, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde işlemleri gerçekleştirir.
i.
Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verilerin akratılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen
yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel
veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.
a.
Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
b.
Bir sözleşmenin kurulması
veya ifasıyla doğrudan doğruya
ilgili ve gerekli olması,
c.
«Şirket»’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
d.
Veri sahibi tarafından kişisel verileri alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı,
e.
«Şirket»’nın veya veri sahibinin
veya üçüncü kişilerin
haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
f.
Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla
«Şirket» meşru menfaatlerinin sağlanması içinzorunlu olması,
g. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için
zorunlu olması.
Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu belirlenen, “Yeterli Korumaya
Sahip Yabancı Ülke” olarak ilan edilen yabancı ülke statüsündekilere, yukarıda sayılan durumların herhangi birine bağlı kişisel veriler aktarılabilir. Yeterli
koruma bulunmayan, Türkiye ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir
korumayı yazılı olarak
taahhüt eden ve Kurul’un izninin
bulunduğu “Yeterli Korumayı
Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta
öngörülen şartlara
göre kişisel veriler aktarılabilir.
ii. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler, Politika’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda
belirlenen koşullarla aktarılabilir:
a.
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi
halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
b.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis,
tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının
planlanması ve yönetimi
amacıyla, sır
saklama yükümlülüğü altında
bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması
durumunda.
Kişisel veriler, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” statüsündekilere
yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde, yeterli korumanın
bulunmaması halinde
“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri
Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere mevzuatta düzenlenen veri aktarım şartlarına göre kişisel veriler aktarılabilir.
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ
«Şirket» genel müdür, idari ve mali işler, personel, muhasebe, imalat montaj,
satış ve pazarlama, depo, iş hazırlama, satınalma, bilgi işlem iş süreçlerinde,
çalışan adayı, çalışan, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı,
stajyer, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli/vasi/temsilci,
ziyaretçilerden oluşan kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel
verileri (Ek-1), kişisel veri işleme
amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir.
Veri kategorilerine gore işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detaylarına
https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresinden «Şirket» alanında bildirilmektedir.
Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek,
Kanun’un 5. ve 6. maddesinde
belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine
dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin
işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen
genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre
işlenmektedir.
Kişisel
veriler Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen
esaslarla: Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş
ortaklari, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve
kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli
hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlar ile belirlenen
amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir.
Yabancı ülkelere veri aktarımı söz konusu değildir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN
ALINAN ÖNLEMLER
«Şirket», Kanunda belirlenen
usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli
teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta,
bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
İşlenen
kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni
olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, «Şirket» bu durumu
mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.
6. KİŞİSEL
VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
«Şirket», kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. «Şirket», öncelikle
ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli
süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda,
periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.
7. KİŞİSEL VERİ
SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
7.1. Kişisel
Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahipleri Kanundan
kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:
i. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
ii. Kişisel verileri
işlenmişse buna ilişkin
bilgi talep etme,
iii. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
iv. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
v. Kişisel verilerin eksik veya yanlış
işlenmiş olması hâlinde
bunların düzeltilmesini isteme
ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü
kişilere bildirilmesini isteme,
vi. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş
olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin
ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini
isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin
aktarıldığı üçüncü kişilere
bildirilmesini isteme,
vii. İşlenen verilerin
münhasıran otomatik sistemler
aracılığı ile analiz edilmesi
suretiyle kişinin kendisi
aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz
etme,
viii.
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle
zarara uğraması hâlinde zararın
giderilmesini talep etme.
7.2. Kişisel
Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri 6.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini,
Kurul’un belirlediği yöntemlerle «Şirket»’ya iletebilir.
Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Veri Sahibi
Başvuru Formu” (Ek-4) doldurularak, «Şirket»’ya başvurabilir.
7.3. «Şirket»’nın
Başvurulara Cevap Vermesi
«Şirket», kişisel veri sahibi tarafından
yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır.
Usule uygun şekilde «Şirket»’ye iletilen talepler, en kısa sürede
ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir
maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret
alınabilir.
7.4. Kişisel
Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
«Şirket», başvuruda
bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak
reddedebilir:
i. Kişisel
verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma,
planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
ii. Kişisel
verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini,
ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal
etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel
amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
iii. Kişisel
verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini
veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki
verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari
faaliyetler kapsamında işlenmesi,
iv. Kişisel
verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin
olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
v. Kişisel veri
işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
vi. Kişisel veri
sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin
işlenmesi,
vii. Kişisel veri
işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve
kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya
düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması
için gerekli olması,
viii. Kişisel veri
işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve
mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
ix. Kişisel veri
sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali
olması,
x. Orantısız
çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
xi. Talep edilen
bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
7.5.Kişisel Veri
Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kanun’un
14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz
bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; «Şirket»’nın cevabını öğrendiği tarihten
itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde
Kurul’a şikâyette bulunabilir.
7.6.Başvuruda Bulunan Kişisel Veri
Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler
«Şirket», başvuruda bulunan kişinin kişisel
veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep
edebilir. «Şirket», kişisel veri sahibinin başvurusunda
yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile
ilgili soru yöneltebilir.
8. YÜRÜTME
Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlülüğe
konulmuştur. Politika’nın teknik yürütümü “Kişisel Veri
Saklama ve İmha Politikası” (Ek-5) ile sağlanmaktadır.
İş süreçlerinde,
taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Müşteri Aydınlatma Metni ve Açık
Rıza Beyanı” (Ek-6), “Tedarikçi Gizlilik Taahhütnamesi, Tedarikçi Aydınlatma Metni ve Açık Rıza
Beyanı” (Ek-7)
“Çalışan Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı” (Ek-8), “Çalışan Adayı
Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı” (Ek-9), “İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma
Metni” (Ek-10), “Kamera Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı” (Ek-11) ile gerçekleştirilmektedir.
Kanun ve Politika’nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden
Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve
denetiminden «Şirket» Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI
Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe
girmiştir. Politika’da meydana
gelecek değişiklikler «Şirket»’nın internet sitesinde («Site_Adresi») yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.
EKLER
Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel
Verileri
Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları
Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı
Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Ek 4- Kişisel Veri Sahibi Başvuru
Formu
Ek 5- Kişisel Veri Saklama ve İmha
Politikası
Ek 6- Kişisel Verileri İşleme Müşteri
Aydınlatma Metni
Ek 7- Tedarikçi Gizlilik
Tahhütnamesi, Tedarikçi Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı
Ek 8- Çalışan Aydınlatma Metni ve
Açık Rıza Beyanı
Ek 9- Çalışan Adayı Aydınlatma Metni
ve Açık Rıza Beyanı
Ek 10- İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma
Metni
Ek 11- Kamera Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler
Veri Kategorileri |
Kişisel Veri |
Kimlik |
Ad, Soyad |
Anne- Baba Adı |
|
Doğum Tarihi |
|
Doğum Yeri |
|
Medeni Hali |
|
Nüfus Cüzdanı Seri Sıra No |
|
TC Kimlik No |
|
Cinsiyet Bilgisi |
|
TC Kimlik Kartı |
|
Sürücü Belgesi |
|
İletişim |
Adres |
E Posta Adresi |
|
İletişim Adresi |
|
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi
(KEP) |
|
Telefon No |
|
Lokasyon |
Bulunduğu yerin konum bilgileri
v.b. |
Özlük |
Bordro Bilgileri |
Disiplin Soruşturması |
|
İşe Giriş- Çıkış Belgesi
Kayıtları |
|
Özgeçmiş Bilgileri |
|
Performans Değerlendirme
Raporları |
|
Hukuki İşlem |
Adli makamlarla yazışmalardaki
bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb. |
Müşteri İşlem |
Fatura |
Senet |
|
Çek Bilgileri |
|
Giriş-Çıkış Bilgileri |
|
Sipariş Bilgisi |
|
Fiziksel Mekân Güvenliği |
Çalışan ve Ziyaretçilerin Giriş
Çıkış Kayıt Bilgileri |
Kamera Kayıtları |
|
İşlem Güvenliği |
İşlem Güvenliği (IP adresi
bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri
gibi) |
IP Adres Bilgileri |
|
İnternet Sitesi Giriş Çıkış
Bilgileri |
|
Şifre ve Parola Bilgileri |
|
Risk Yönetimi |
Ticari, teknik, idari risklerin
yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi |
Finans |
Bilanço Bilgileri |
Finansal Performans Bilgileri |
|
Banka Hesap Numarası |
|
IBAN Numarası |
|
Mesleki Deneyim |
Diploma Bilgileri |
Gidilen Kurslar |
|
Meslek İçi Eğitim Bilgileri |
|
Sertifikalar |
|
Transkript Bilgileri |
|
Pazarlama |
Alışveriş Geçmişi Bilgileri |
Çerez Kayıtları |
|
Görsel Ve İşitsel Kayıtlar |
Kapalı Devre Kamera Sistemi Görüntüsü |
Sağlık Bilgileri |
Engellilik Durumuna Ait
Bilgiler |
Kan Grubu Bilgisi |
|
Kişisel Sağlık Bilgileri |
|
Kullanılan Cihaz ve Protez
Bilgileri |
|
Laboratuvar ve Görüntüleme
Sonuçları |
|
Test Sonuçları |
|
Muayene Verileri |
|
Reçete Bilgileri |
|
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik
Tedbirleri |
Ceza Mahkumiyetine İlişkin
Bilgiler |
Güvenlik Tedbirine İlişkin
Bilgiler |
|
Aile Bilgileri |
Çocuk Sayısı |
Aile Cüzdanı |
|
Eş Çalışma Bilgileri |
|
Çocuk Eğitim ve Yaş Bilgileri |
|
Çalışma Verisi |
Departmanı |
Çalışma Şekli |
|
Mesleği |
|
Referans Bilgileri |
|
Çalışılan Son Şirket Bilgileri |
|
Web Sitesi Kullanım Verileri |
Başvuru Formu Doldurulma Tarihi |
Siteye Login Olma
Sıklığı/Zamanları |
|
Son Login Tarihi |
|
IP Adresi |
|
İtibar Yönetimi Bilgisi |
Firma’nın ticari itibarını
korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme
raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler. |
Olay Yönetimi Bilgisi |
Firma’nın ticari hak ve
menfaatleri ile müşterilerinin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen
olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik
olarak işlenen kişisel veriler. |
İmza Bilgileri |
Kişisel veri niteliği taşıyan
belgeler üzerinde bulunan ıslak veya elektronik imza, parmak izleri, özel
işaretler |
Sigorta Bilgileri |
Özel Sigorta Verileri |
Sosyal Güvenlik Kurumu Verileri |
|
Araç Bilgileri |
Araç Plaka Verileri |
Uyum Bilgisi |
Politikalara uyum kapsamında
işlenen kişisel veriler |
Denetim ve Teftiş Bilgisi |
İç veya dış denetim
faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler |
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar
Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi |
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve
Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi |
Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin
Yürütülmesi |
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı
Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi |
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri
Süreçlerinin Yürütülmesi |
Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi |
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi |
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi |
Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin
Yürütülmesi |
Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini |
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi |
İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin
Yürütülmesi |
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması |
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi |
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin
Alınması Ve Değerlendirilmesi |
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin
Yürütülmesi |
Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi |
Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin
Yürütülmesi |
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi |
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin
Yürütülmesi |
Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin
Yürütülmesi |
Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi |
Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin
Yürütülmesi |
Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi |
Talep / Şikayetlerin Takibi |
Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini |
Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
Ücret Politikasının Yürütülmesi |
Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin
Yürütülmesi |
Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini |
Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi |
Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin
Yürütülmesi |
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi |
İş Ortakları, Tedarikçilerin Bilgiye ve Tesislere
Erişim Yetkilerinin Planlanması, Yönetimi |
İş Ortakları, Tedarikçilerle Olan İlişkilerin
Yönetimi |
İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanlarının Giriş Çıkış
Kayıtlarının Toplanması |
Faaliyetlerinin İlgili Mevzuata veya Şirket
Prosedürlerine Uyumlulaştırma Planlama ve Yönetimi |
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı
Kişiler ve Aktarılma Amaçları
«Şirket», Kanun’un
8. ve 9. maddelerine uygun olarak katılımcı, müşterileri ve çalışanların kişisel verilerini aşağıda sıralanan
kişi kategorilerine aktarabilir:
Veri
Aktarımı Yapılabilecek Kişiler |
Tanımı |
Veri
Aktarım Amacı ve Kapsamı |
Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri |
«Şirket» faaliyetleri gereği ilişkide bulunduğu, işlem
gerçekleştirdiği gerçek veya tüzel kişiler |
Gerçekleştirilen iş ve işlem ile sınırlı |
Hissedarlar |
«Şirket» ile ortaklık ilişkisi kurmuş gerçek kişiler |
«Şirket»’nın ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin
planlanması, yürütümü ve denetimi amacıyla sınırlı |
İş Ortakları |
«Şirket»’nun ürün ve hizmetlerinin tanıtımı ve pazarlanması, satış
sonrası desteği gibi amaçlarla ilişkide olduğu iş ortakları, iş ortağı
bankalar |
İş ortaklığı kurulması ve yürütülmesi amaç
ve faaliyetleri ile sınırlı |
Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları |
Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Daireleri vb.
ilgili mevzuat hükümlerine gore «Şirket»’dan
bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları |
İlgili kamu kurum ve Kuruluşlarının kanuni
yetkisine bağlı talep ettiği amaçla sınırlı |
Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri |
İlgili mevzuat hükümleri gereğince belirli
şartlara uygun olarak kurulmuş ve bu çerçevede faaliyetlerini sürdüren kurum veya
kuruluşları |
Yürüttükleri faaliyet alanlarına giren konular ile ilgili sınırlı |
Müşteri |
«Şirket»’nın sunduğu mal ve hizmetlerden yararlanan veya
yararlanacak gerçek veya tüzel kişiler |
Ürün ve hizmet satış ve pazarlaması
kapsamıyla sınırlı |
Yönetim Kurulu Üyeleri |
«Şirket» Yönetim Kurulu Üyeleri |
«Şirket» Yönetim Kurulu Faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla
sınırlı |
Sözleşmeli hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar |
Sözleşmeli hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar |
Sözleşme ve işbirliği protokol esasları ile
sınırlı |
Avukatlar |
İlgili mevzuat uyarunca
avukat yetkisine sahip avukatlar |
Şirket
faaliyet ve işçi işlemlerinde hukuki sonuç doğurabilecek konularla sınırlı. |
Tedarikçi |
«Şirket» veri işleme amaç ve
istekleri doğrultusunda hizmet sunan taraflar |
«Şirket»’nın dış kaynaktan ticari faaliyetlerini yerine getirmek
için mal ve hizmetlerin tedarik edilmesi amacıyla sınırlı |
Özel Sigorta Şirketleri |
Sözleşmeli BES Şirketi |
BES kapsamında yapılan
bildirimle sınırlı |
Denetçiler |
İlgili mevzuat uyarunca denetim yetkisine sahip
denetçiler |
Mevzuatta belirlenen yetki ve görev
sınırları |